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Description
Responsabilidades:
Las tareas y responsabilidades del Asistente Administrativo incluyen organizar, estructurar, dirigir y supervisar las actividades de administración de la oficina, así como también brindar apoyo para garantizar el funcionamiento óptimo y eficiente de la oficina.
Brindará asistencia directa al Presidente y Vicepresidente en tareas variadas relacionadas a la logística de las operaciones administrativas, financieras, legales, de recursos humanos y de facilidades y utilidades de la empresa.
Establecerá herramientas efectivas de trabajo y comunicación con empleados de la empresa para garantizar cumplimiento y eficiencia.
Es responsable de documentación confidencial, sensitiva y privilegiada.
Está familiarizada con una variedad de conceptos, prácticas y procedimientos del campo. Debe tener la capacidad para comunicarse de manera efectiva presencialmente, por teléfono y correo electrónico, lo que garantiza que todas las tareas de su puesto se completen con precisión y se entreguen con alta calidad de manera oportuna.
Implementa soluciones efectivas que faciliten la optimización de procesos de la empresa; crea iniciativas administrativas y de recursos humanos; gestiona soluciones; aplica la creatividad, iniciativa y liderazgo en sus funciones y sirve de mentor a la Gerencia.
Recepción: Atiende empleados, contratistas, suplidores, clientes y público en general aplicando destrezas de buen servicio al cliente. Atiende y canaliza solicitudes de servicio. Apoya y soluciona gestiones con eficiencia y siguiendo los canales de comunicación y las líneas de mando efectivamente.
Cuadro Telefónico - Recibe, canaliza, toma y entrega mensajes, gestiona llamadas con el personal de la empresa aplicando la etiqueta profesional de ambiente de negocios. Aplica procesos administrativos para gestionar acciones con independencia, solucionar peticiones y sigue normas de confidencialidad en el manejo de información.
Correspondencia - Manejar correspondencia y correo electrónico. Llevar a cabo tareas administrativas tales como: archivar, redactar, copiar, encuadernar, escanear, entre otros.
Comunicación - Producir y distribuir memos, cartas, formularios, minutas, informes, tablas, gráficas, presentaciones, formas oficiales, correos electrónicos, entre otros. El principal método de distribución de correspondencia es a través de correo electrónico.
Archivo – Recopilar, organizar y archivar documentos en expedientes administrativos, tanto físicos como electrónicos.
Seguros – Lleva monitoreo de fechas de renovación de los seguros de la empresa y coordina con el Agente de Seguros de ésta los procesos de renovación correspondientes. Solicita certificados y los envía a clientes, según solicitados.
Reuniones - Organizar y agendar reuniones con personal gerencial de la empresa, empleados, CPA, consultores, suplidores, entre otros.
Compras e Inventario – Revisar y aprobar cotizaciones, tramitar y auditar órdenes de compra, coordinar despacho, recibir facturas y canalizar éstas para pago. Realizar y actualizar inventario y registro de propiedad.
Expedientes de Personal y Actividades de apoyo al Personal – Mantener actualizados documentos de expedientes de personal, tramitar autorización de solicitudes de licencias de vacaciones/enfermedad u otras con el personal y referir licencias aprobadas por los supervisores de la empresa al área de Nómina. Proveer orientación al personal sobre políticas de la empresa para el manejo de situaciones particulares.
Nómina – Prepara hojas de asistencia para contratistas así como otros documentos relacionados a registro de labor, los facilita al personal, los colecta, analiza, calcula, gestiona aprobaciones mediante firmas y los canaliza al personal encargado de su procesamiento.
En ausencia del personal a cargo, gestiona el procesamiento de nómina semanal de la empresa a través del sistema ADP.
Cuentas por Cobrar – Apoya la gestión de seguimiento a cuentas por cobrar mediante llamadas, correos electrónicos y otros medios. Realiza depósitos bancarios, recibe pagos con tarjetas de crédito y débito en el terminal de la oficina y envía recibos de pagos a clientes.
Cuentas por Pagar – Apoya la gestión de recibir, registrar y canalizar documentación al personal de Cuentas a Pagar para pagos a suplidores y proveedores de servicio.
Arreglos de Viaje – Organizar, gestionar, coordinar compra de boletos aéreos, transportación terrestre, reservaciones de hotel, reservaciones de restaurantes, alquiler de auto, entre otros.
Asegurar el funcionamiento del equipo de oficina - Pedir reparaciones y revisar funcionamiento. Recibirá apoyo de sus supervisores y encargado de taller.
Manejar información sensitiva de manera confidencial.
Otras tareas y actividades según sean delegadas por su Supervisor(a) Inmediato(a).
Requerimientos del Puesto:
Educación:
Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina, Administración de Empresas o disciplina relacionada
Bilingüe (español-inglés)
Experiencia:
Dos a cinco (2-5) años de experiencia directa en procesos administrativos alineados a la industria privada.
Programas: Quickbooks Online, Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Outlook, Popular Business Access, Sistema de nómina / asistencia (ADP o similar), terminal ATH/Tarjetas de Crédito.
Internet y correo electrónico.
Habilidades:
Orientado al servicio al cliente.
Conocimiento en procedimientos y sistemas administrativos.
Habilidad de manejo de tiempo.
Habilidad para realizar múltiples tareas y priorizar trabajo.
Excelente comunicación verbal y escrita.
Fuertes habilidades de organización y planificación.
Habilidad para resolver problemas.
Capacidad de trabajar bajo mínima supervisión, liderar equipos de trabajo, apoyar personal administrativo y brindar mentoría.
Licencia de conducir vigente para PR – aplica Seguro Social Choferil para gestiones oficiales de la empresa.
Contexto de Trabajo:
Empleo W2 no exento en San Lorenzo.
Clasificación: Regular (luego de aprobar periodo probatorio).
Horario de trabajo administrativo de lunes a viernes.
Jornada semanal: 30-40 horas.
Trabajo clerical de oficina.
Trabajo en posición sentada 80% y posición de pie 20%.
Trabajo presencial 100%, salvo situaciones que permitan trabajo remoto.
Visita a agencias, suplidores u otros para gestiones oficiales en auto propio – 10%.
Manejo de cuadro telefónico 95%.
Manejo de sistemas electrónicos, tales como internet, correo electrónico, calendario, sistema de contabilidad, sistema de asistencia y nómina, sistema bancario, servidor – 97%.