Controller

• Oversee all accounting departments including Finance Manager, Accounts Payable, Accounts Receivable and Payroll.
• Ensure all receiving is done correctly by the purchasing department to aid finance in precise job costing.
• Review budgets and forecasts for each project prepared by the Finance Manager.  
• Develop and maintain project budgets, forecasts, and cost reports.
• Monitor project profitability and identify financial risks and opportunities.
• Ensure accurate revenue recognition and percentage of completion of accounting.
• Review and analyze all reports prepared by the Finance Manager for outside accounts in timely and accurate monthly, quarterly, and annual financial statements.  
• Manage and review all month-end and year-end close out process for bank accounts, credit cards, Accounts Payable and Accounts Receivable.
• Manage, monitor and ensure all vendor accounts are properly maintained and accurately reconciled weekly and monthly.
• Analyze financial results and provide management with reports on profitability, margins, and cost controls.
• Prepare and monitor cash flow forecasts and manage working capital.
• Review all AIA billing before it is sent to customers to ensure all labor and material is billed properly.
• Ensure Finance Manager and Accounts Receivable departments submit all billing (both service and AIA billing) timely to customers.
• Communicate and work with vendors to ensure timely payments and no holds are on accounts. 
• Manage cash flow to ensure project funds are allocated to the proper vendors for job materials. 
• Monitor all incoming receivables to ensure proper allocation for job materials and overhead costs. 
• Prepare financial analyses and reports for executive management. 

• Monitor job costing for service and project work, including labor, materials, equipment, and subcontractors 
• Review work-in progress (WIP) schedules and percentage-of-completion reporting 
• Identify areas with over budget costs and billing issues 
• Work with operations and Project Managers to properly prepare accurate monthly job requisitions for billing 

• Lead and prepare annual budgeting and periodic forecasting processes for review with management 
• Track actual results versus budget and present to management with detailed findings 
• Provide management with pricing support for labor rate analysis and overhead allocation 
• Ensure accurate allocation of labor, equipment, materials, and overhead costs. 
• Meet with Project Managers to evaluate project progress. 
• Meet with management with weekly, monthly, and annual budget reports to analyze job profitability and financial status. 

• Ensure compliance with tax requirements 
• Work closely and coordinate with outside accounting firms to maintain accurate books and records and for quarterly and annual financial reports 
• Maintain strong internal controls and processes for the Finance Team 
• Work with outside auditors for insurance audits.   
• Work with outside brokers for insurance renewals, obtaining loss runs, providing payroll estimates, job estimates, and annual revenue estimates. 
• Ensure jobs and processes are properly set up in Sage. 
• Review all lien waivers and project specific documents prepared by the Finance Manager. 
• Ensure the Finance Manager provides all necessary documents (lien waivers, insurance certificates etc.) to the client for payment release. 
• Ensure no billing deadlines are missed. 
• Ensure all billing is provided to management at least ten (10) days prior to submission due date for proper review and billing. 
• Review all billing prior to submission to clientele 

• Oversee payroll processing. 
• Review weekly payroll reports to ensure accuracy 
• Ensure accurate labor allocation to jobs and departments. 
• Monitor overtime, burden rates, and labor efficiency. 
• Prepare and analyze labor reports for presentations to management. 

• Monitor and analyze all company and project cash flow requirements. 
• Provide management with weekly, monthly, quarterly, and annual reports of cash flow requirements. 
• Oversee all Accounts Payable to ensure compliance with proper payment schedules. 
• Coordinate with lenders, bonding companies, and financial institutions as needed. 
• Monitor bank accounts daily and provide management with a daily report for actual cash on hand. 
• Monitor all credit cards to ensure proper payments; charges and credits are all properly allocated. 

• Monitor and manage the Finance Department and optimize accounting and job-cost systems (Sage 100 Contractor)  
• Improve financial processes, reporting automation, and internal workflows. 
• Review, modify, or prepare as necessary for a standard operating procedure book for all processes of the Finance Department. 
• Manage and monitor all support system integrations between accounting, field operations, and billing. 

• Supervise and train accounting staff; Accounts Payable, Accounts Receivable, and Finance Manager. 
• Serve as a financial partner for ownership, operations, and project management teams. 
• Provide financial guidance to all areas of the company. 

• Bachelor's degree in accounting or finance is required 
• Experience in the construction industry and knowledge of A|A requisitions  
• 7+ years of related experience is required  
• Strong understanding of job costing and project-based accounting 
• Strong knowledge of internal controls and accounting guidelines  
• Proficiency with Microsoft Office and accounting software  
• Experience with Sage 100 Contractor (preferred)  
• Experience in construction, plumbing, HVAC, or other skilled trades preferred 
• A valuable record of improving financial results 

Powered by JazzHR