Coordinador/a de Promotora / Promotora Coordinator

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HR@valleysettlement.org

Coordinador/a de Promotora

Depende de: Gerente de Apoyo Familiar y Comunidad

Horario: Se trata de un puesto no exento de 40 horas semanales, de lunes a viernes. Este puesto requiere disponibilidad durante el horario de las actividades, de 9:00 a 17:00, con cierta disponibilidad por las tardes y los fines de semana. Los horarios están sujetos a cambios en función de las necesidades de las actividades.

Rango salarial: $24-$31 por hora, en función de las cualificaciones y la experiencia laboral previa relacionada

Prestaciones: Las prestaciones de Valley Settlement incluyen lo siguiente:

• Plan de salud a cargo de la empresa que incluye cobertura médica, oftalmológica, dental y de vida
• Aportación del empleador a un plan Simple IRA
• Generoso plan de días libres remunerados (PTO)
• Hasta 21 días festivos pagados al año
• Ayuda para el desarrollo profesional

Descripción del puesto: La coordinador/a de promotoras es responsable de planificar, coordinar, reforzar y supervisar las operaciones, garantizando que las promotoras dispongan de las herramientas, los conocimientos y el apoyo necesarios para prestar servicios de alta calidad a las familias.

Este puesto promueve la mejora continua del programa mediante el fortalecimiento de la capacidad de las promotoras, el mantenimiento actualizado de los recursos comunitarios, el desarrollo de alianzas estratégicas y el seguimiento de los resultados y el impacto del programa. Este puesto depende del Equipo de Apoyo a las Familias y contribuirá a la capacidad del equipo y al cumplimiento de otros objetivos a lo largo del año del programa.

Las funciones y responsabilidades incluyen, entre otras, las siguientes:

Ciclo del programa del Equipo de Apoyo Familiar (las actividades se desarrollan a lo largo de todo el año):

Fase de planificación:

• Trabaja en colaboración con el personal de Valley Settlement (VS) para recibir derivaciones de familias o personas
• Colabora con las agencias comunitarias para establecer contacto con las familias o personas derivadas
• Lidera la formación del personal nuevo y actual en el proceso de derivación
• Colabora con todos los programas de VS para presentar a los participantes en los programas el papel del equipo del FST 
• Participa en el diseño del calendario de actividades para el equipo FST y las promotoras, incluyendo fechas de formación, eventos o talleres nocturnos y de fin de semana, y cualquier otra actividad según las instrucciones de su supervisor
• Se asegura de que los espacios de la comunidad estén en buen estado cuando se utilicen para reunirse con familias o personas, y de que sean confidenciales para que los participantes puedan compartir su historia. Si hay niños presentes, el espacio se protege de forma segura mediante medidas de seguridad física y medidas de protección infantil.
• Se encarga de la captación de participantes para todos los programas, mediante diversos métodos, como el puerta a puerta y la asistencia a eventos.
• Organiza y mantiene el inventario de materiales del programa.

Fase de inscripción/implementacion:

• Realiza la primera llamada o visita a domicilio a las familias o personas derivadas a VS y trata de comprender los diferentes retos y prioridades sobre los que desean actuar, elaborando un plan de acción junto con la familia; analiza las admisiones para, posteriormente, presentarlas al equipo y coordinar la asignación de las familias a una promotora.
• Coordina y facilita los vínculos entre las familias o personas y los recursos comunitarios, estatales o nacionales de acuerdo con los planes de acción de las familias, proporcionando un seguimiento continuo para garantizar el acceso satisfactorio a los servicios
• Mantiene un sistema de registro eficaz de todas las derivaciones, incluyendo el estado y los resultados de las mismas; introduce los datos de las derivaciones en el sistema de seguimiento de datos para todas las derivaciones de las promotoras  
• Desarrolla y mantiene relaciones de colaboración con múltiples recursos para respaldar la conexión establecida con las familias o personas
• Asiste a reuniones de colaboración a nivel local, estatal y nacional, participando en la labor de orientación sobre recursos
• Se comunica de forma eficaz con el personal, las agencias externas y las familias o personas sobre los procesos de derivación y proporciona información actualizada sobre el trabajo que se está realizando
• Establece y mantiene relaciones respetuosas y de confianza con las familias o personas, así como con los socios, centrándose en un enfoque basado en los recursos
• Elabora informes semanales para el supervisor, detallando qué tareas se han completado, cuáles están en curso o cuáles aún no se han iniciado 

Participación y educación familiar

• Crear y compartir recursos y materiales educativos para las familias y los participantes
• Debe comunicarse con las familias de una manera empática y sensible a las diferencias culturales
• Participa en la planificación, organización y dinamización de eventos de formación para familias según sea necesario a lo largo del año del programa
• Establece relaciones de confianza con las familias de nuestra comunidad
• Participar en la planificación, organización y dinamización de las ceremonias de graduación del programa

Fase de supervision y evaluación del programa:

• Garantizar el cumplimiento de los procesos establecidos del programa para las promotoras
• Proporcionar apoyo continuo a las promotoras en el seguimiento de las familias que se les han asignado.
• Responder a preguntas relacionadas con los recursos, la documentación y los procesos.
• Revisar la calidad de las notas mensuales y ofrecer comentarios.
• Celebrar reuniones individuales bimensuales para evaluar los puntos fuertes, las necesidades y las oportunidades de crecimiento de las promotoras
• Identificar las necesidades de formación y elaborar planes de desarrollo individual.
• Fomentar el intercambio de buenas prácticas entre las promotoras.
• Participar en el retiro de evaluación anual y en el proceso de evaluación, que puede incluir encuestas previas y posteriores con las familias o con las organizaciones colaboradoras.
• Colabora en la definición de los objetivos anuales del programa, las metas estratégicas y los resultados esperados de las subvenciones. 
• Presentar informes según lo solicite el supervisor.
• Supervisa todos los resultados esperados de las subvenciones vinculados a ese año de programación
• Asiste a reuniones individuales semanales con el supervisor para establecer una relación, crear un buen clima de trabajo y comunicarse
• Asiste a las reuniones semanales del equipo y apoya los esfuerzos del mismo
• Colabora en la elaboración del plan de formación anual para las promotoras, identificando las formaciones pertinentes a lo largo del año para reforzar las competencias de las promotoras
• Coordina la participación de expertos y organizaciones invitadas en las reuniones mensuales de las promotoras

Liderazgo organizativo:

• Asiste periódicamente a eventos de todos los programas de VS en la comunidad
• Asiste a las reuniones y sesiones de formación del personal del programa según lo programado
• Realizar visitas a las instalaciones o recorridos por los programas según lo requiera el equipo de desarrollo.
• Participar en las campañas anuales de captación puerta a puerta para todos los programas
• Desempeñar todas las funciones y actividades de acuerdo con las directrices y la filosofía establecidas en los valores, la misión, la visión y los objetivos de VS
• Colabora en la incorporación y la formación
• Identifica oportunidades para reforzar el trabajo de las promotoras
• Diseña nuevos procesos y herramientas que mejoren los servicios prestados a las familias.
• Propone estrategias para ampliar el impacto del programa.
• Evalúa nuevas iniciativas que respondan a las necesidades emergentes de la comunidad.
• Otras tareas que se le asignen

Cualificaciones y habilidades:

• Responder adecuadamente a la información y las solicitudes delicadas o confidenciales; mantener la confidencialidad en todo momento
• Capacidad para establecer relaciones con las familias y empoderarlas aprovechando sus puntos fuertes
• Demostrar capacidad de escucha activa y empatía. Aplicar una perspectiva de equidad, diversidad e inclusión en el trabajo diario.
• Se comunica de forma respetuosa y fluida con los demás, incluidos los compañeros del equipo de VS
• Debe demostrar flexibilidad, paciencia, respeto y disposición para colaborar y resolver problemas en equipo
• Capacidad para trabajar tanto de forma individual como en grupo
• Capacidad para cumplir con los plazos y, al mismo tiempo, ser flexible con otras exigencias del puesto
• Capacidad para establecer y mantener relaciones positivas, tanto a nivel interno como externo, con una amplia variedad de personas

  Requisitos mínimos:

• Se valorará el dominio de un segundo idioma o del español
• Se requiere título de bachillerato o GED
• Al menos dos años de experiencia laboral previa en el ámbito de la salud y los servicios sociales, con experiencia directa en el trabajo con familias.
• Dominio de Microsoft Office y Google Drive (documentos y hojas de cálculo)
• Poseer y mantener un permiso de conducir válido del estado de Colorado y un seguro de automóvil
• Disponer de un vehículo fiable para asistir a reuniones externas (se reembolsará el kilometraje)

Política de no discriminación:

Valley Settlement no discrimina ni discriminará por motivos de raza, religión, patrimonio cultural, creencias políticas, sexo, edad, orientación sexual, género, expresión de género, discapacidad, color, país de origen, estado civil, situación migratoria o situación migratoria percibida en ninguna de sus actividades u operaciones, incluyendo, entre otras cosas, la prestación de servicios a los niños y sus familias, sus prácticas de contratación y la selección de proveedores o voluntarios.

To apply for this position, please use the link to complete the application on the TriNet platform or send your resume and cover letter to

HR@valleysettlement.org

Promotora Coordinator

Reports to: Family & Community Support Manager

Schedule: This is a 40-hour-a-week, non-exempt position, Monday through Friday. This position requires availability during programming hours from 9:00 am - 5:00 pm, with some evening and weekend availability required. Times are subject to change based on programming needs.

Salary Range: $24 -$31 per hour, based on qualifications and previous related work experience

Benefits: Valley Settlement’s benefits include the following:

• Employer-paid health plan that includes medical, vision, dental, and life
• Simple IRA employer contribution
• Generous paid time off (PTO) plan
• Up to 21 paid holidays annually
• Professional development assistance

Job Description:The Promotora Coordinator is responsible for planning, coordinating, strengthening, and overseeing operations, ensuring that promotoras have the tools, knowledge, and support necessary to provide high-quality services to families.

This role promotes continuous program improvement by strengthening promotoras' capacity, maintaining up-to-date community resources, developing strategic partnerships, and monitoring program outcomes and impact. This role is under the Family Support Team and will support the team's capacity and other goals throughout the program year.

Duties and Responsibilities include, but are not limited to:

Program cycle of Family Support Team (activities are ongoing throughout the year):

Planning Phase:

• Works collaboratively with Valley Settlement (VS) staff to receive family / individual referrals
• Works collaboratively with community agencies to connect with family / individual referrals
• Leads in training new and current staff in the referral process
• Engages with all VS programs to present to programming participants on the role of the FST team 
• Engages in designing program calendar for FST and Promotoras, including training dates, evening and weekend events or workshops, and any other activities as instructed by their supervisor
• Ensures spaces in the community are well maintained when used to meet with families/individuals and are confidential for participants to share their story. If children are present, the space is safely secured through physical security measures and through childproofing.
• Responsible for participant recruitment for all programs, through various methods such as door knocking and attending events
• Organizes and maintains the inventory of program materials

Enrollment / Implementation Phase:

• Conducts the first call/home visit with families/individualsreferred to VS and seeks to understand the different challenges and priorities they want to act on and develop an action plan with the family; analyzes the intakes to then present to the team and coordinate the assignment of families with a Promotora
• Coordinates and facilitates connections between families/individuals and community, state, or national resources according to family’s action plans, providing ongoing follow-up to ensure successful access to services
• Maintains effective recording system for all referrals, including referral status and referral outcomes; enters referral data into the data tracking system for all Promotora referrals   
• Develops and maintains partner relationships with multiple resources to support the connection made for families/individuals
• Attends partnership meetings at the local, state, and national level, engaging in resource navigation work
• Communicates effectively with staff, outside agencies, families/individuals about referral processes and provides updates on the work that is being done
• Establishes and maintains respectful and trusting relationships with families/individuals, and partners with a focus on an asset-based approach
• Completes weekly reports for the supervisor, detailing what tasks were completed, in progress, or have not started yet 

Family Engagement & Education

• Create and share resources and educational materials for families/participants
• Must communicate with families in a culturally responsive and empathetic way
• Participate in planning, organizing, and facilitating family education events as needed in the program year
• Build trusting relationships with families in our community
• Participate in planning, organizing, and facilitating program graduations

Program Monitoring and Evaluation Phase:

• Ensure compliance with established program processes for promotoras
• Provide ongoing support to promotoras throughout their assigned families.
• Answer questions related to resources, documentation, and processes.
• Review the quality of monthly notes and provide feedback.
• Conduct bi-monthly one-on-one meetings to evaluate strengths, needs, and growth opportunities for promtoras
• Identify training needs and develop individual growth plans.
• Promote the exchange of best practices among promotoras.
• Participates in yearly evaluation retreat and evaluation process which might include pre/post surveys with families or with partner organizations
• Engages in annual program targets, strategic goals, and grant deliverables 
• Turns in reports as needed by supervisor
• Monitors any grant deliverables tied to that programming year
• Attends weekly one-on-ones with the supervisor to build a relationship, rapport, and to communicate
• Attends weekly team meetings and supports team efforts
• Co-develop the annual training plan for the Promotoras, identifying relevant training throughout the year to strengthen promotoras' competencies
• Co-coordinate the participation of experts and guest organizations at monthly meetings for Promotoras

Organizational Leadership:

• Attend events periodically for all VS programs in the community
• Attend program staff meetings and trainings when scheduled
• Engages in site visits or program tours as needed by development team
• Participates in annual door-knocking recruitment efforts for all programs
• Performs all functions and activities within the guidelines and philosophy set forth in VS’s values, mission, vision, and goals
• Co-leads in onboarding and training
• Identifies opportunities to strengthen the work of the Promotoras
• Design new processes and tools that improve services for families.
• Propose strategies to expand the program’s impact.
• Evaluate new initiatives that respond to emerging community needs.
• Other duties, as assigned

Qualifications and Skills:

• Respond appropriately to sensitive and/or confidential information and requests; maintain confidentiality at all times
• Ability to establish relationships with families and empower them by building on their strengths
• Demonstrates active listening skills and empathy. Uses a lens of equity, diversity and inclusion in daily work.
• Communicates respectfully and easily with others, including fellow VS team members
• Must demonstrate flexibility, patience, respect, and willingness to collaborate and problem-solve as a team
• Able to work individually and in a group
• Ability to meet deadlines while at the same time being flexible with other demands of the position
• Ability to build and maintain positive relationships internally and externally with a diverse range of people

  Minimum Requirements:

• Bilingual or Spanish preferred
• High School Diploma or GED required
• At least two years’ prior working experience in the health and human service field, with direct experience working with families.
• Proficient in Microsoft Office Suite and Google Drive (Documents & Spreadsheets)
• Possess and maintain a valid Colorado driver’s license and automobile insurance
• Available and reliable vehicle to attend external meetings (mileage reimbursed)

Non-Discrimination Policy

Valley Settlement does not and shall not discriminate on the basis of race, religion, cultural heritage, political beliefs, sex, age, sexual orientation, gender, gender expression, disability, color, country of origin, marital status, immigration status, or perceived immigration status in any of its activities or operations, including, but not limited to, the provision of services to children and their families, its employment practices, and selection of vendors or volunteers.