Front Desk Admin (ID #536653)

Atender de manera oportuna y eficiente al público a través de la central telefónica y personalmente, manteniendo altos estándares de servicio al cliente.

Funciones

Principales • Recibir a los visitantes con cordialidad, profesionalismo y buena energía. • Atender líneas telefónicas múltiples, transferir llamadas y tomar mensajes detallados. • Rechazar a los vendedores ambulantes o no autorizados, tanto en persona como por teléfono, de manera firme, profesional y táctica. • Preparar y organizar las salas de reuniones para los clientes que nos visitan. • Brindar apoyo ocasional al equipo de Servicios Generales con las necesidades de las instalaciones y el control de inventario de oficina. • Asistir al equipo de Producción con tareas administrativas, tales como la conciliación de tarjetas de crédito y solicitudes del equipo según se requiera. • Crear, imprimir y procesar etiquetas de envío de UPS y FedEx para paquetes salientes. • Clasificar, distribuir y gestionar el correo diario entrante y saliente. • Crear y emitir credenciales de acceso para los nuevos empleados durante su proceso de contratación.

Requisitos de Cualificacion y Competencia

Educacion /

Formacion • Formacion de referencia: FPI / FPII (Administración y Finanzas, Administrativo, secretariado, marketing o similares). • Puede aceptarse una combinacion equivalente de educacion, formacion tecnica o profesional, experiencia relevante, conocimientos, habilidades y competencia demostrada.

Idiomas • Inglés y Español son requeridos.

Experiencia • Experiencia de preferencia: Experiencia en puesto de recepcionista (2 años es preferible).

• El perfil indicado es preferente; puede satisfacerse mediante una combinación equivalente de educacion, formacion, asignaciones relacionadas, conocimientos, habilidades y competencia demostrada.

Interlocutores

Habituales Clientes internos/externos.

Otros

Requisitos • Preferente o equivalente: Microsoft Office: básico • Salvo los requisitos legales, de licencia, de seguridad critica o de funciones esenciales indicados expresamente, la competencia puede acreditarse mediante educacion, experiencia relevante, formacion, conocimientos y habilidades demostrados, desempeno satisfactorio o una combinacion equivalente.

Formacion

Posterior y

Verificacion de

Competencia • Cuando corresponda a las funciones asignadas: orientacion HSE, ergonomia, emergencias, sistemas, privacidad/confidencialidad y requisitos de viaje o sitio aplicables. • La competencia puede verificarse mediante registros de formacion, experiencia previamente validada, observacion, demostracion practica, muestras de trabajo o evaluacion por una persona cualificada. Solo se exige la formacion aplicable al trabajo realmente asignado.

Valores y Competencias

Valores • Compromiso, implicacion y responsabilidad; atendemos las necesidades del cliente con sentido de pertenencia. • Aprendemos de la experiencia, compartimos conocimiento y aceptamos nuevos retos. • Buscamos la excelencia mediante el trabajo en equipo, el respeto y la mejora continua. • Actuamos con humildad y profesionalidad, orgullosos de la calidad e integridad de nuestro trabajo.

Responsabilida

des HSE • Cumplir los requisitos HSE aplicables de emergencia, ergonomia, oficina, viajes, visitantes y acceso a zonas operativas. • Comunicar de inmediato peligros, incidentes, cuasi accidentes e impactos ambientales, y detener o evitar actividades inseguras. • Usar el EPP requerido y cumplir las normas de sitio o cliente al visitar zonas operativas; no realizar tareas sin autorizacion y competencia adecuadas. • Apoyar comunicaciones, registros, compras, contratos o procesos de empleados relacionados con HSE dentro del alcance asignado.

Competencias

Genericas Cooperación / Trabajo en equipo:; Resolución de Problemas:; Orientación al Logro:; Servicio al Cliente:; Flexibilidad:; Atrevimiento y Toma de decisiones:

Competencias

Especificas Comunicacion clara; Organizacion y prioridades; Exactitud de sistemas y datos; Servicio transversal; Criterio y confidencialidad

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